E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? E-Ticaret Satıcıları İçin Rehber

Online satışa başlayan hemen her girişimcinin karşılaştığı ilk resmi süreçlerden biri faturalamadır. “E-fatura nasıl kesilir?”, “E-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki fark ne?”, “Pazaryeri siparişleri için kime hangi fatura kesilir?” soruları bize en sık gelen sorular arasında.

Bu rehberde e-ticaret satıcılarının bilmesi gereken temel kavramları, fatura kesme yöntemlerini ve sık yapılan hataları anlatıyoruz. Önemli bir not: Vergi mevzuatı ve e-belge zorunluluk sınırları zaman zaman güncellenir. Burada genel çerçeveyi anlatıyoruz; kendi durumunuz için mutlaka Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) duyurularını takip edin ve mali müşavirinizle teyit edin.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nedir?

Her ikisi de kâğıt faturanın yerini alan, elektronik ortamda düzenlenen ve yasal olarak kâğıt fatura ile aynı niteliğe sahip belgelerdir. Aralarındaki fark, faturanın kime kesildiğidir.

E-fatura

E-fatura, yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenebilen bir belgedir. Fatura, GİB sistemi üzerinden alıcının e-fatura posta kutusuna iletilir. Yani alıcınız e-fatura mükellefiyse, ona e-fatura kesmeniz gerekir.

E-arşiv fatura

E-arşiv fatura ise e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir. Son tüketiciler (bireysel müşteriler) ve e-fatura mükellefi olmayan işletmeler bu gruptadır. Fatura alıcıya genellikle e-posta ile ya da sipariş sayfası üzerinden elektronik olarak iletilir.

E-ticarette siparişlerinizin büyük kısmı bireysel müşterilerden geliyorsa, en çok keseceğiniz belge e-arşiv fatura olacaktır.

E-Fatura ve E-Arşiv Kimler İçin Zorunlu?

E-belge uygulamalarına geçiş zorunluluğu; ciro (brüt satış hasılatı) sınırları, faaliyet alanı ve internet üzerinden satış yapıp yapmama gibi kriterlere göre belirlenir. İnternet üzerinden mal veya hizmet satan mükellefler için de ayrıca düzenlemeler bulunur.

Bu sınırlar ve kapsam ilgili tebliğlerle zaman içinde değiştiği için burada bir rakam vermiyoruz. Güncel zorunluluk kriterlerini GİB’in e-belge portalı (ebelge.gib.gov.tr) üzerinden kontrol etmenizi öneririz. Zorunlu olmasanız bile e-fatura ve e-arşiv sistemine isteğe bağlı olarak geçebilirsiniz; e-ticaret satıcılarının çoğu operasyonel kolaylık nedeniyle bunu tercih ediyor.

Fatura Kesmenin Yolları: Hangi Yöntem Size Uygun?

E-fatura ve e-arşiv fatura düzenlemek için başlıca üç yöntem vardır:

1. GİB e-Arşiv Portal: GİB’in ücretsiz web arayüzüdür. Fatura bilgilerini tek tek girerek düzenlersiniz. Sipariş sayısı az olan yeni başlayanlar için uygun olabilir; ancak sipariş arttıkça manuel giriş ciddi zaman kaybına ve hataya yol açar.
2. Özel entegratör: GİB’den izinli özel entegratör firmalar aracılığıyla e-fatura ve e-arşiv düzenlenir. Entegratörler genellikle e-ticaret altyapıları, pazaryerleri ve muhasebe programlarıyla entegre çalışır; siparişlerden otomatik fatura oluşturmayı mümkün kılar.
3. Kendi bilgi işlem sisteminizle entegrasyon: Büyük ölçekli firmaların tercih ettiği, GİB izni ve teknik altyapı gerektiren yöntemdir. Çoğu e-ticaret işletmesi için gerekli değildir.

Deneyimimize göre düzenli sipariş alan bir e-ticaret işletmesi için en verimli yol, bir özel entegratörü e-ticaret sitesi ve pazaryeri entegrasyonu ile birlikte kullanmaktır. Böylece sipariş geldiğinde fatura otomatik oluşur ve müşteriye ya da pazaryerine iletilir.

Adım Adım: E-Ticarette Fatura Süreci Nasıl Kurulur?

1. Mali müşavirinizle durumunuzu netleştirin

Şirket türünüz, KDV oranlarınız ve e-belge zorunluluğunuz mali müşavirinizle birlikte belirlenmelidir. Şirket kuruluşu sırasında hangi belgelerin hazırlanacağını e-ticaret için gerekli belgeler yazımızda bulabilirsiniz.

2. E-fatura / e-arşiv başvurusunu yapın

Başvuru GİB sistemi üzerinden ya da seçtiğiniz özel entegratör aracılığıyla yapılır. Bu süreçte genellikle mali mühür veya elektronik imza gerekir. Başvuru adımları ve istenen belgeler güncellenebildiği için başvuru öncesinde GİB’in güncel kılavuzlarını kontrol edin.

3. Entegratörü satış kanallarınıza bağlayın

Entegratörünüzü e-ticaret sitenize, pazaryeri mağazalarınıza ve muhasebe programınıza bağlayın. Birden fazla kanalda satış yapıyorsanız, siparişleri tek merkezde toplayan bir pazaryeri entegrasyonu faturalamayı da büyük ölçüde otomatikleştirir.

4. Fatura şablonunu ve bilgileri kontrol edin

Ürün adları, KDV oranları, kargo bedeli ve indirimlerin faturaya doğru yansıdığını test siparişleriyle kontrol edin. Bireysel müşterilerde ad-soyad ve adres bilgisi, kurumsal müşterilerde ise vergi numarası ve vergi dairesi bilgisinin sipariş sırasında doğru alınması önemlidir.

5. İade ve iptal süreçlerini tanımlayın

İade edilen siparişler için nasıl bir belge düzenleneceği (örneğin iade faturası veya iptal işlemi) alıcının e-fatura mükellefi olup olmamasına ve sürece göre farklılık gösterir. Bu kuralları mali müşavirinizle baştan belirleyin ve ekibinizle paylaşın.

Faturada Nelere Dikkat Edilmeli?

Hangi yöntemle fatura keserseniz kesin, faturanın eksiksiz ve doğru bilgilerle düzenlenmesi gerekir. Uygulamada en çok dikkat edilmesi gereken alanlar şunlardır:

• Satıcı bilgileri: Ünvan, vergi dairesi, vergi numarası ve adres bilgilerinizin güncel olması.
• Alıcı bilgileri: Bireysel müşterilerde ad-soyad ve adres; kurumsal müşterilerde ünvan, vergi dairesi ve vergi numarası.
• Ürün ve hizmet satırları: Ürün adı, miktar, birim fiyat, KDV oranı ve tutarı. Farklı KDV oranına tabi ürünlerin aynı faturada doğru ayrıştırılması önemlidir.
• İndirim ve kargo: Kupon, kampanya indirimi ve kargo bedelinin faturaya nasıl yansıtılacağının baştan belirlenmesi.
• İnternet satışına ait bilgiler: E-arşiv faturalarda internet satışlarına özgü bazı alanlar (örneğin satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli, gönderim bilgisi gibi) istenebilir. Güncel zorunlu alanları entegratörünüzden ve GİB kılavuzlarından teyit edin.

Bu alanların büyük kısmı, doğru kurulmuş bir entegrasyonda sipariş verisinden otomatik olarak doldurulur. Manuel çalışıyorsanız, kontrol listesi kullanmak hataları ciddi ölçüde azaltır.

Pazaryerlerinde Fatura Nasıl Kesilir?

Trendyol, Hepsiburada ve benzeri pazaryerlerinde satış yaptığınızda, müşteriye faturayı satıcı olarak siz düzenlersiniz. Pazaryerleri genellikle faturanın sisteme yüklenmesini veya entegratör üzerinden iletilmesini ister. Pazaryerinin size kestiği komisyon ve hizmet faturaları ise ayrı bir konudur ve muhasebenize gider olarak işlenir.

Pazaryeri satış sürecini detaylı incelemek isterseniz Trendyol satıcı olmak ve Hepsiburada satıcı olmak yazılarımıza göz atabilirsiniz.

Yurt dışı satışlarda fatura

Yurt dışına yapılan satışlarda (e-ihracat) farklı belge ve beyan süreçleri devreye girer. Bu konuyu e-ihracat nedir, nasıl yapılır yazımızda ele aldık.

E-Ticaret Satıcılarının Sık Yaptığı Fatura Hataları

• Satış başladıktan sonra fatura sürecini kurmaya çalışmak ve siparişleri biriktirmek.
• Kurumsal müşteriden vergi bilgisi almayıp herkese aynı tip fatura kesmek.
• Kargo bedeli ve indirimleri faturaya yanlış yansıtmak.
• Pazaryeri siparişlerinin faturalarını sisteme zamanında yüklememek.
• Mesafeli satış sözleşmesi ve iade koşullarında faturayla ilgili bilgileri eksik bırakmak. Bu konuda mesafeli satış sözleşmesi ve yasal metinler yazımız yardımcı olacaktır.

E-Com IOI Olarak Nasıl Destek Oluyoruz?

E-fatura süreç kurulumu, e-ticaret danışmanlığı kapsamında en sık ele aldığımız konulardan biri. Mali müşavirinizle koordineli şekilde entegratör seçimi, site ve pazaryeri bağlantıları ile test süreçlerini birlikte yürütüyoruz. Pazaryeri tarafında Entegra gibi çözümlerle sipariş, stok ve faturayı tek panelde birleştiriyoruz; ayrıntılar için pazaryeri satış ve entegrasyon hizmet sayfamıza bakabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki temel fark nedir?

E-fatura, e-fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında; e-arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketiciler dahil) düzenlenir. Alıcının durumunu GİB’in kayıtlı kullanıcı listesinden veya entegratörünüzün sorgulama aracından kontrol edebilirsiniz.

GİB portalı ücretsiz mi?

GİB e-Arşiv Portal’ın kendisi ücretsizdir. Ancak manuel çalıştığı için sipariş sayısı arttığında özel entegratörlerin otomasyon imkânları zaman ve hata açısından daha avantajlı hale gelir. Entegratör ücretleri firmaya ve paket türüne göre değişir.

Şahıs şirketi e-arşiv fatura kesebilir mi?

Evet. Şahıs şirketleri de e-fatura ve e-arşiv sistemine zorunlu ya da isteğe bağlı olarak dahil olabilir. Kapsam ve başvuru adımları için GİB’in güncel duyurularını ve mali müşavirinizin görüşünü esas alın.

Fatura müşteriye nasıl iletilir?

E-arşiv faturalar genellikle e-posta ile veya sipariş detay sayfasından indirilebilir şekilde iletilir. E-fatura ise GİB sistemi üzerinden alıcının e-fatura kutusuna otomatik olarak ulaşır.

Fatura, ödeme ve yasal süreçlerinizin eksiksiz kurulduğundan emin olmak istiyorsanız ücretsiz e-ticaret analizi talep edin. Mevcut kurulumunuzu inceleyip eksik ve riskli noktaları sizinle paylaşalım.