Bir işletmeye fatura keseceksiniz ve karşınıza hep aynı soru çıkıyor: Bu firmaya e-fatura mı keseceğim, e-arşiv fatura mı? Cevap, alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmamasına bağlı. Bunu öğrenmenin yolu da e-fatura mükellefi sorgulama. Bu yazıda GİB’in kayıtlı kullanıcı listelerinde nasıl sorgu yapacağınızı, e-irsaliye mükellefini nasıl kontrol edeceğinizi ve karşı taraf e-fatura mükellefi değilse hangi belgeyi kesmeniz gerektiğini GİB kaynaklarına göre anlatıyoruz.
E-fatura ve e-arşiv faturanın temel farkını ve kesme yöntemlerini e-fatura ve e-arşiv fatura nasıl kesilir rehberimizde ayrıntılı anlattık. Bu yazı, fatura kesmeden önceki kontrol adımına odaklanıyor.
Karşı tarafın e-fatura mükellefi olup olmadığı neden önemli?
GİB’in e-fatura tanıtım sayfası ve 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği kuralı açıkça koyar:
- E-fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, birbirlerine sattıkları mallar ve verdikleri hizmetler için düzenledikleri faturaları e-fatura olarak göndermeleri ve almaları zorunludur.
- E-fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler, kayıtlı olmayan mükelleflere kağıt fatura düzenler. E-arşiv uygulamasına dahil olanlar ise bu faturaları e-arşiv fatura olarak düzenler.
Yani yanlış belge türünü seçerseniz, fatura teknik olarak kesilmiş olsa bile mevzuata uygun düzenlenmemiş olur. Tebliğ, elektronik düzenlenmesi gereken belgelerin kurallara aykırı düzenlenmesi halinde Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesindeki cezai hükümlere atıf yapar. Ceza tutarları her yıl güncellendiği için burada tutar vermiyoruz; güncel tutarı mali müşavirinizden öğrenin.
GİB’de e-fatura mükellefi nasıl sorgulanır?
GİB, e-fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların listesini ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlar. 509 Sıra No.lu Tebliğ de güncel listenin bu adreste yayımlanacağını belirtir. Ekim 2026 itibarıyla sorgulama şöyle yapılır:
- Listeyi açın. ebelge.gib.gov.tr sitesinde “e-Fatura” menüsünden “Kayıtlı Kullanıcılar Listesi” sayfasına girin.
- VKN veya TCKN yazın. Şirketler için 10 haneli vergi kimlik numarasını, şahıs işletmeleri için 11 haneli TC kimlik numarasını girin.
- Güvenlik kodunu girin. Ekrandaki kodu yazıp sorgulayın.
- Sonucu okuyun. Kayıt çıkarsa alıcı e-fatura kullanıcısıdır ve ona e-fatura kesmeniz gerekir. Kayıt çıkmazsa alıcı e-fatura sistemine kayıtlı değildir.
Sayfada listenin güncelleme tarihi de gösterilir. Liste, GİB’in açıklamasına göre e-fatura uygulamasına mali mühür sertifikası temin işlemlerini tamamlayarak dahil olan kullanıcıları kapsar. Sorgulama ücretsizdir ve herhangi bir giriş gerektirmez.
Kayıtlı kullanıcı listesinde hangi bilgiler var?
GİB’in Eylül 2026’da güncellediği UserList (Kullanıcı Listesi) Kılavuzu, entegrasyon yazılımlarının kullandığı listede şu bilgilerin yer aldığını gösterir:
- Mükellefin kimlik numarası (VKN/TCKN) ve unvanı veya adı soyadı,
- Mükellef tipi (kamu veya özel),
- Uygulamaya ilk eklenme tarihi,
- Kullandığı yöntem (GİB portalı, özel entegratör veya entegrasyon),
- E-fatura ve e-irsaliye için posta kutusu ve gönderici birim etiketleri.
İlk eklenme tarihi pratikte önemlidir. Bir müşteriniz bu ay e-fatura sistemine geçtiyse, geçtiği tarihten sonraki faturalarını e-fatura olarak kesmeniz gerekir. Bu yüzden düzenli çalıştığınız müşterileri belirli aralıklarla tekrar sorgulayın.
Doğru belgeyi otomatik seçen bir akış kuralım
Sipariş, fatura ve müşteri bilgilerinizin akışını birlikte gözden geçirelim. Sorunuzu WhatsApp'tan yazın ya da formu doldurun, sizi arayalım.
E-irsaliye mükellef sorgulama
E-irsaliye için de aynı mantık geçerlidir ve GİB ayrı bir liste yayımlar. ebelge.gib.gov.tr sitesinde “e-İrsaliye” menüsünden “Kayıtlı Kullanıcılar Listesi” sayfasına girip VKN/TCKN ve güvenlik koduyla sorgu yapabilirsiniz. Liste başlığı “e-İrsaliye Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi” olarak geçer.
509 Sıra No.lu Tebliğ’e göre e-irsaliye kullanan bir satıcı, alıcısı e-irsaliye sistemine kayıtlı olmasa da irsaliyeyi e-irsaliye olarak düzenler. Fark iletim yolundadır:
- Alıcı e-irsaliyeye kayıtlıysa: E-irsaliye GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir.
- Alıcı kayıtlı değilse: E-irsaliyenin elektronik hali sistem dışındaki elektronik yollarla iletilir. Alıcı isterse kağıt çıktısı da teslim edilebilir.
Tebliğ ayrıca malın fiili sevki sırasında araçta e-irsaliyenin bir kağıt çıktısının bulundurulmasını veya elektronik olarak görüntülenebilmesini zorunlu tutar.
E-arşiv kayıtlı mükellefler listesi
Üçüncü bir liste daha var: e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi. Bu liste, karşı tarafın e-arşiv fatura düzenlemeye yetkili olup olmadığını gösterir. Kendinize gelen bir e-arşiv faturanın gerçek olup olmadığını kontrol ederken işe yarar. 509 Sıra No.lu Tebliğ’e göre isteğe bağlı olarak e-arşiv uygulamasına dahil olmak isteyen mükelleflerin önce e-fatura uygulamasına dahil olması gerekir.
Karşı taraf mükellef değilse ne kesilir?
Sorgu sonucuna ve sizin hangi uygulamalara kayıtlı olduğunuza göre doğru belge şöyle belirlenir:
| Alıcının durumu | Siz e-fatura ve e-arşiv kullanıcısıysanız | Siz e-belge kullanıcısı değilseniz |
|---|---|---|
| E-fatura sistemine kayıtlı mükellef | E-fatura | Genel hükümlere göre fatura; belirli tutarı aşan faturalarda e-arşiv zorunluluğu |
| E-fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükellefi | E-arşiv fatura | Genel hükümlere göre fatura; belirli tutarı aşan faturalarda e-arşiv zorunluluğu |
| Vergi mükellefi olmayan kişi (son tüketici) | E-arşiv fatura | Genel hükümlere göre fatura; belirli tutarı aşan faturalarda e-arşiv zorunluluğu |
Tablonun son sütunu için bir not: 509 Sıra No.lu Tebliğ, e-arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin belirli tutarı aşan faturalarını GİB’in e-belge düzenleme portalı üzerinden e-arşiv fatura olarak düzenlemesini zorunlu tutar. Bu tutar sınırları vergi mükellefi olan ve olmayan alıcılar için farklıdır ve zaman içinde değişebilir. Güncel tutarı faturayı kesmeden önce mali müşavirinizle kontrol edin.
Karşı taraf e-fatura mükellefi değilse ona e-arşiv fatura kesersiniz. E-arşiv fatura alıcıya kağıt olarak veya elektronik ortamda iletilebilir. İnternet satışlarında ise tebliğ elektronik iletimi zorunlu tutar.
Sorgu sonucunu yanlış okumamak için
Kayıtlı kullanıcı sorgusu basit görünse de birkaç noktada hata yapılabiliyor:
VKN ile TCKN’yi karıştırmak
GİB’in kullanıcı listesi kılavuzuna göre listedeki kimlik alanına VKN ise 10 hane, TCKN ise 11 hane yazılır. Gerçek kişi mükelleflerde, yani şahıs işletmelerinde, kayıt TCKN ile de bulunabilir. Bir şahıs işletmesini VKN ile sorguladığınızda sonuç çıkmazsa TCKN ile de deneyin. Sonucu yine de işletmenin kendisiyle teyit edin.
Hesabı kapatılan mükellefler
Bir mükellefin e-belge hesapları, mükellefiyet ve sicil kayıtlarındaki değişiklikler gibi nedenlerle kapatılabilir. GİB, 509 Sıra No.lu Tebliğ kapsamında hesapları kapatılan mükellefleri UserTempList adlı ayrı bir listede kapanış tarihiyle birlikte izler. Eylül 2026 tarihli kılavuza göre bu durumda kapanış tarihinden sonraki tarihli belgeler için o mükellefe e-fatura düzenlenemez, gerekirse e-arşiv fatura düzenlenir. Entegrasyon yazılımınız bu listeyi takip ediyorsa kontrolü sizin yerinize yapar. Elle çalışıyorsanız uzun süredir alışveriş yapmadığınız bir müşteriyi yeniden sorgulayın.
Etiket bilgisi
Listede bir mükellefin birden fazla posta kutusu etiketi olabilir. Kılavuza göre etiketlerin oluşturulma ve silinme tarihleri de listede tutulur. E-faturayı doğru etikete göndermek entegrasyon yazılımının işidir. Ama faturanız alıcıya ulaşmıyorsa ilk bakılacak yerlerden biri budur.
Pratik kontrol önerileri
- Vergi numarasını sipariş anında alın: Kurumsal müşterilerden fatura bilgilerini sipariş sırasında eksiksiz isteyin. Unvan, vergi dairesi ve VKN/TCKN olmadan doğru belge seçilemez.
- Otomatik kontrol kullanın: Entegrasyon yazılımları ve özel entegratör çözümleri, GİB’in kullanıcı listesini kullanarak alıcının durumunu fatura anında kontrol edebilir. Elle sorgu, az sayıda kurumsal müşteride yeterlidir.
- Düzenli müşterileri yeniden sorgulayın: Bir müşteri sonradan e-fatura sistemine geçebilir. Dönem başlarında müşteri listenizi gözden geçirin.
- Hata fark ederseniz süreyi kaçırmayın: Yanlış belge türüyle kesilen faturanın düzeltilmesi için iptal süreleri kısadır. Durumu hemen mali müşavirinizle değerlendirin.
İnternetten satış yapıyorsanız
Online satışta müşterilerinizin çoğu son tüketicidir ve onlara e-arşiv fatura kesilir. Ama aynı sitede kurumsal müşteriler de alışveriş yapar. Ödeme sayfanızda “kurumsal fatura istiyorum” seçeneği ve vergi numarası alanı yoksa doğru belgeyi kesemezsiniz. Pazaryeri siparişlerinde de alıcının kurumsal fatura bilgisi siparişle birlikte gelir; bu bilginin fatura sistemine doğru aktarılması gerekir. Siparişlerin tek panelde toplanması için pazaryeri entegrasyonu yazımıza, şirket ve kayıt adımları için e-ticaret için gerekli belgeler rehberimize göz atabilirsiniz.
Fatura, sipariş ve muhasebe akışını uygulamalı öğrenmek isterseniz e-ticaret eğitimlerimizi inceleyin. Mevcut mağazanızda bu akışı birlikte kurmak için e-ticaret danışmanlığı hizmetimizden yararlanabilirsiniz.
Sonuç
Fatura kesmeden önce alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını GİB’in ücretsiz listesinden kontrol edin. Kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesersiniz; e-belge kullanıcısı değilseniz tutar sınırlarına dikkat edersiniz. E-irsaliye için ayrı liste vardır ve kayıtlı olmayan alıcıya da e-irsaliye düzenlenir. Satış kanallarınızda bu kontrolü otomatik hale getirmek için e-fatura mükellefi sorgulamasını sürece bağladığımız danışmanlık sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Önemli not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Hangi belgeyi düzenlemeniz gerektiği ve güncel tutar sınırları için mutlaka mali müşavirinize danışın.
Resmi kaynaklar
- Gelir İdaresi Başkanlığı: e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar Listesi
- Gelir İdaresi Başkanlığı: e-İrsaliye Kayıtlı Kullanıcılar Listesi
- Gelir İdaresi Başkanlığı: e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi
- Gelir İdaresi Başkanlığı: e-Fatura Hakkında
- Gelir İdaresi Başkanlığı: 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
- Gelir İdaresi Başkanlığı: UserList (Kullanıcı Listesi) Kılavuzu V1.1, Eylül 2026
Sık Sorulan Sorular
Karşı tarafın e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl anlaşılır?
ebelge.gib.gov.tr sitesindeki e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar Listesi sayfasında alıcının VKN veya TCKN bilgisini ve güvenlik kodunu girerek ücretsiz sorgu yapabilirsiniz. Kayıt çıkarsa alıcı e-fatura kullanıcısıdır ve ona e-fatura kesilir.
E-irsaliye mükellef sorgulama nasıl yapılır?
GİB'in ebelge.gib.gov.tr sitesinde e-İrsaliye menüsündeki Kayıtlı Kullanıcılar Listesi sayfasında VKN/TCKN ve güvenlik koduyla sorgu yapılır. Alıcı kayıtlı değilse e-irsaliye yine düzenlenir; elektronik hali sistem dışı yollarla veya kağıt çıktısıyla iletilir.
Karşı taraf e-fatura mükellefi değilse ne kesilir?
E-arşiv uygulamasına dahilseniz alıcı e-fatura mükellefi değilse ona e-arşiv fatura kesersiniz. E-belge kullanıcısı değilseniz genel hükümlere göre fatura düzenlersiniz. Ancak belirli tutarı aşan faturalarda GİB portalından e-arşiv fatura zorunluluğu vardır; güncel sınırı mali müşavirinize sorun.
E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilirse ne olur?
509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre e-fatura kullanıcıları arasındaki faturaların e-fatura olarak düzenlenmesi zorunludur. Kurala aykırı düzenlenen belgeler için Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesindeki cezai hükümler gündeme gelebilir. Böyle bir durumda hemen mali müşavirinizle görüşün.
E-fatura kayıtlı kullanıcı listesi ne sıklıkla güncellenir?
GİB'in sorgulama sayfasında listenin son güncelleme tarihi gösterilir. Müşterileriniz sonradan e-fatura sistemine geçebileceği için düzenli çalıştığınız alıcıları belirli aralıklarla yeniden sorgulamanız önerilir.