E-Arşiv Fatura Sorgulama: GİB’de Doğrulama, ETTN ve Sahte Fatura Kontrolü

İnternetten alışveriş yaptınız, e-postanıza bir fatura geldi ve gerçekten GİB sisteminde kayıtlı olup olmadığını merak ediyorsunuz. Ya da bir muhasebeci olarak müşterinizin getirdiği belgenin geçerli olduğundan emin olmak istiyorsunuz. Her iki durumda da yapacağınız iş aynı: e-arşiv fatura sorgulama. Bu yazıda GİB’in ücretsiz sorgulama ekranının nasıl kullanıldığını, ETTN’nin ne olduğunu, alıcının faturayı nereden görebileceğini ve bir faturanın sahte olup olmadığını anlamak için nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.

E-arşiv faturanın ne olduğunu ve e-faturadan farkını e-fatura ve e-arşiv fatura nasıl kesilir rehberimizde anlattık. Burada yalnızca kesilmiş bir faturanın sorgulanmasına ve doğrulanmasına odaklanıyoruz.

E-arşiv fatura sorgulama ne işe yarar?

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, yani son tüketicilere ve e-fatura kullanıcısı olmayan işletmelere kesilen elektronik faturadır. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, e-arşiv faturada GİB sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanmaya ve doğrulanmaya imkan veren bilgilerin bulunmasını öngörür. Sorgulama ile şu sorulara cevap alırsınız:

• Fatura gerçekten GİB’in e-arşiv sisteminde kayıtlı mı?
• Faturadaki satıcı, numara ve tutar bilgisi sistemdeki kayıtla uyuşuyor mu?
• Elinizdeki PDF veya kağıt çıktı, kayıtlı bir faturaya mı ait?

Bu kontrol özellikle yüksek tutarlı alışverişlerde, garanti ve iade işlemlerinde, gider olarak kaydedilecek faturalarda işe yarar.

GİB’de e-arşiv fatura nasıl sorgulanır?

GİB, e-arşiv fatura sorgulaması için ebelge.gib.gov.tr adresinde herkese açık ve ücretsiz bir ekran sunar. Ekim 2026 itibarıyla ekran şu bilgileri ister:

1. Sorgulama sayfasını açın. ebelge.gib.gov.tr sitesinde “e-Arşiv” menüsünden “e-Arşiv Fatura Sorgulama” sayfasına girin.
2. Satıcı VKN/TCKN bilgisini yazın. Faturayı kesen işletmenin vergi kimlik numarası (şirketler için) veya TC kimlik numarası (şahıs işletmeleri için) faturanın üst kısmında yer alır.
3. Fatura numarasını girin. Faturadaki “Fatura No” alanını harf ve rakamlarıyla eksiksiz yazın.
4. Ödenecek tutarı yazın. Faturadaki ödenecek tutarı kuruş haneleriyle birlikte girin.
5. Güvenlik kodunu girin ve sorgulayın. Kod okunmuyorsa üzerine tıklayarak yenileyebilirsiniz.

Ekranın kendi notu da önemlidir: Sorgulama yalnızca “e-Arşiv Sisteminde Kayıtlı Faturalar İçin Geçerlidir.” Yani bu ekranla e-fatura veya kağıt fatura sorgulanmaz.

Sorgu sonuç vermiyorsa ne yapmalısınız?

GİB’in sorgulama sayfasında “Fatura sorgulamasında dikkat edilecek hususlar” başlığıyla beş kontrol listelenir. Sonuç alamadığınızda bunları sırayla kontrol edin:

• Sorguladığınız faturanın gerçekten e-arşiv uygulaması kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden emin olun. E-arşiv fatura düzenlemeye yetkili mükellefler, GİB’in e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi’nde duyurulur.
• Satıcının VKN veya TCKN bilgisini doğru girdiğinizi kontrol edin.
• Fatura numarasını doğru yazdığınızı kontrol edin.
• Faturalarda ödenecek tutar, genel toplam ve toplam tutar gibi farklı alanlar bulunur. Sorguda “ödenecek tutar” alanını ve kuruş hanelerini doğru girdiğinizden emin olun.
• Güvenlik kodunu doğru girdiğinizi kontrol edin.

Bu kontrollerden sonra da sonuç alamıyorsanız, önce faturayı kesen satıcıyla iletişime geçin. Gerekirse durumu bağlı olduğunuz vergi dairesine veya mali müşavirinize danışın.

ETTN nedir?

ETTN, “Evrensel Tekil Tanımlama Numarası”nın kısaltmasıdır. GİB’in yayımladığı UBL-TR Fatura kılavuzunda ETTN, faturanın UUID alanına karşılık gelir ve “faturanın evrensel tekliğini sağlayan numara” olarak tanımlanır. Kılavuzdaki örnekte ETTN, tirelerle ayrılmış harf ve rakamlardan oluşan uzun bir koddur.

ETTN ile fatura numarası farklı şeylerdir:

GİB’in herkese açık e-arşiv sorgulama ekranı ETTN değil, satıcı VKN/TCKN, fatura numarası ve ödenecek tutar ile çalışır. ETTN ise özellikle muhasebe ve entegrasyon tarafında bir faturayı diğerlerinden kesin olarak ayırmak için kullanılır. Bir faturanın kopyası olup olmadığını anlamak veya iki sistemdeki kayıtları eşleştirmek istediğinizde ETTN’ye bakın.

Alıcı e-arşiv faturayı nereden görür?

Son tüketiciyseniz

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’ne göre e-arşiv fatura uygulamasına dahil olup internet üzerinden mal ve hizmet satanlar, bu satışların e-arşiv faturalarını alıcıya elektronik ortamda iletmek zorundadır. Pratikte fatura çoğunlukla sipariş sırasında verdiğiniz e-posta adresine veya satıcının sitesindeki hesap sayfanıza gelir. Fatura size ulaşmadıysa önce gereksiz e-posta klasörünü kontrol edin, sonra satıcıdan faturanın tekrar iletilmesini isteyin.

Tebliğ, internet satışlarında kesilen e-arşiv faturalarda bazı bilgilerin bulunmasını da zorunlu tutar. Faturada “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi yer almalıdır. Satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve tarihi, malın gönderildiği tarih de faturada bulunmalıdır. Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı veya unvanı ile VKN/TCKN bilgisi de faturada yer alır.

Vergi mükellefiyseniz

Üzerinde VKN veya TCKN bilginiz bulunan e-arşiv faturaları GİB ekranlarında da görebilirsiniz. GİB’in e-Arşiv İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu’na göre e-belge kullanıcısı olmayan mükellefler ile özel entegratör veya entegrasyon yöntemini kullananlar, Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle e-Arşiv (interaktif) Portalına girer. GİB portal yöntemini kullananlar ise mali mühür veya elektronik imzayla giriş yapar. Size kesilen belgeler “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesinde tarih aralığıyla listelenir.

E-fatura sistemine kayıtlıysanız, size e-arşiv değil e-fatura kesilmesi gerekir. E-faturalar, kullandığınız yönteme göre GİB portalındaki veya entegrasyon yazılımınızdaki gelen kutusuna düşer.

Fatura sahte mi, nasıl anlaşılır?

Hiçbir kontrol tek başına kesin sonuç vermez, ama aşağıdaki adımlar şüpheli bir belgeyi büyük ölçüde ayıklar:

1. GİB’de sorgulayın. Satıcı VKN/TCKN, fatura numarası ve ödenecek tutarla yaptığınız sorgu sonuç vermiyorsa ve bilgileri doğru girdiğinizden eminseniz bu ciddi bir uyarıdır.
2. Satıcının e-arşiv kaydını kontrol edin. GİB’in e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi’nde satıcının VKN/TCKN’si ile arama yapın. Listede olmayan bir satıcının e-arşiv fatura kesmesi beklenmez.
3. Zorunlu bilgileri kontrol edin. Tebliğe göre e-arşiv faturada düzenlenme tarihi ve belge numarası bulunmalıdır. Düzenleyenin adı veya unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası da yer almalıdır. Müşteri bilgileri, malın cinsi, miktarı, fiyatı, tutarı ve vergi bilgileri de faturada bulunmalıdır.
4. İnternet satışı ibaresine bakın. Online alışverişte kesilen faturada yukarıda saydığımız internet satışı bilgilerinin bulunması gerekir.
5. Tutar ve tarih uyumunu kontrol edin. Faturadaki tutar, kartınızdan çekilen tutarla ve sipariş tarihiyle uyumlu olmalıdır.

Sorgu olumlu sonuç verse bile faturadaki ürün, miktar ve tutarın gerçek alışverişinizle aynı olduğunu ayrıca kontrol edin. Sistemde kayıtlı olmak, içeriğin doğru olduğu anlamına gelmez.

E-arşiv sorgusu ile e-fatura kontrolü arasındaki fark

E-arşiv sorgulama ekranı yalnızca e-arşiv faturalar için çalışır. Elinizdeki belge e-fatura ise bu ekranda sonuç çıkmaması normaldir. E-fatura, iki e-fatura kullanıcısı arasında GİB sistemi üzerinden gönderilen bir belgedir. Bu nedenle alıcı, faturayı zaten kendi gelen kutusunda görür ve ayrıca herkese açık bir ekrandan sorgulamasına gerek kalmaz.

Hangi belgeyle karşı karşıya olduğunuzu anlamak için faturanın üst kısmına bakın. Belge türü genellikle “e-Fatura” veya “e-Arşiv Fatura” olarak yazılır. Satıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığını merak ediyorsanız GİB’in e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar Listesi’nde de VKN/TCKN ile sorgu yapabilirsiniz. Bir işletmenin e-fatura kullanıcısı olması, size kesilen belgenin e-fatura olacağı anlamına gelmez. Siz e-fatura sistemine kayıtlı değilseniz, işletme size e-arşiv fatura keser.

Muhasebeciler için kısa kontrol listesi

• Müşteriden gelen her e-arşiv faturayı kayda almadan önce GİB ekranında sorgulayın.
• Sorgu için “genel toplam” değil “ödenecek tutar” alanını kullanın.
• Mükellef müşterilerinize kesilen e-arşiv faturaları e-Arşiv (interaktif) Portalındaki “Adıma Düzenlenen Belgeler” ekranıyla karşılaştırın.
• Aynı faturanın iki kez kaydedilmemesi için ETTN’yi kayıtlarınızda eşleştirme anahtarı olarak kullanın.
• İptal veya itiraz edilen faturaları GİB ekranındaki “İptal/İtiraz Durumu” sütunundan takip edin.

İnternetten satış yapıyorsanız

Bu yazıyı satıcı tarafından okuyorsanız, müşterinizin faturayı sorgulayabilmesi sizin elinizde. Faturanın zamanında ve doğru e-posta adresine gitmesi gerekir. İnternet satışı ibarelerinin eksiksiz olması ve ödenecek tutarın siparişle aynı olması da önemlidir. Bunlar müşteri güvenini de doğrudan etkiler. Sipariş, fatura ve kargo bilgilerinin elle taşınmadığı bir yapı için pazaryeri entegrasyonu yazımıza göz atın. Sitenizdeki yasal metinler için mesafeli satış sözleşmesi ve yasal metinler rehberimiz yol gösterir.

Fatura ve sipariş akışını sıfırdan öğrenmek isterseniz e-ticaret eğitimlerimize göz atabilirsiniz. Mevcut mağazanızın süreçlerini birlikte düzenlemek için e-ticaret danışmanlığı hizmetimizden yararlanabilirsiniz.

Sonuç

E-arşiv fatura sorgulama için GİB’in ücretsiz ekranında satıcı VKN/TCKN, fatura numarası, ödenecek tutar ve güvenlik kodu yeterlidir. ETTN faturanın tekil kimliğidir ve kayıt eşleştirmede işe yarar. Sahte fatura şüphesinde sorgu sonucunu, satıcının e-arşiv kaydını ve faturadaki zorunlu bilgileri birlikte değerlendirin. Satıcıysanız müşterilerinizin bu kontrolleri sorunsuz yapabileceği bir fatura akışı kurmak için e-arşiv fatura sorgulama sorunlarını baştan önleyen danışmanlık sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Önemli not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Bir faturanın geçerliliği ve muhasebe kaydı konusunda mutlaka mali müşavirinize danışın.

Resmi kaynaklar

• Gelir İdaresi Başkanlığı: e-Arşiv Fatura Sorgulama
• Gelir İdaresi Başkanlığı: e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi
• Gelir İdaresi Başkanlığı: 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
• Gelir İdaresi Başkanlığı: e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu
• Gelir İdaresi Başkanlığı: UBL-TR kılavuzları (UBL-TR Fatura belgesi, ETTN tanımı)

Sık Sorulan Sorular

ETTN nedir?

ETTN, Evrensel Tekil Tanımlama Numarası'dır. GİB'in UBL-TR Fatura kılavuzunda faturanın UUID alanına karşılık gelir ve faturanın evrensel tekliğini sağlayan numara olarak tanımlanır. Fatura numarasından farklıdır; bir faturayı tüm sistemde tekil olarak tanımlar.

Alıcı e-arşiv faturayı nereden görür?

İnternet satışlarında satıcı e-arşiv faturayı elektronik ortamda iletmek zorundadır; fatura genellikle e-postanıza veya satıcının sitesindeki hesap sayfanıza gelir. Vergi mükellefleri, üzerinde VKN/TCKN bilgisi bulunan faturaları e-Arşiv (interaktif) Portalındaki Adıma Düzenlenen Belgeler ekranında da görebilir.

E-arşiv fatura GİB'de nasıl sorgulanır?

ebelge.gib.gov.tr sitesindeki e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranına satıcının VKN/TCKN bilgisi, fatura numarası, ödenecek tutar ve güvenlik kodu girilir. Sorgulama ücretsizdir ve yalnızca e-arşiv sisteminde kayıtlı faturalar için geçerlidir.

Fatura sahte mi nasıl anlaşılır?

Önce faturayı GİB ekranında sorgulayın. Ardından satıcının e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi'nde olup olmadığını kontrol edin. Faturada tebliğin zorunlu tuttuğu bilgilerin bulunup bulunmadığına da bakın. Sorgu sonuç vermiyorsa satıcıyla, gerekirse vergi dairesi veya mali müşavirinizle görüşün.

E-arşiv fatura sorgulama sonuç vermiyorsa ne yapmalıyım?

Satıcı VKN/TCKN, fatura numarası ve ödenecek tutarı kuruş haneleriyle birlikte tekrar kontrol edin. Genel toplam değil ödenecek tutar alanını kullanın. Faturanın gerçekten e-arşiv kapsamında düzenlendiğinden emin olun; sorun sürerse satıcıyla iletişime geçin.