İşletmeniz büyüdükçe ya da internetten satışa başladığınızda karşınıza çıkan ilk resmi işlerden biri e-fatura başvurusu olur. Başvuru tek bir formdan ibaret görünse de önce hangi yöntemi kullanacağınıza karar vermeniz, uygun elektronik imza aracını edinmeniz ve e-Arşiv tarafını da birlikte planlamanız gerekir. Bu yazıda e-fatura başvurusunun kimler için zorunlu olduğunu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden başvurunun adım adım nasıl yapıldığını ve sık yapılan hataları anlatıyoruz.
E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki farkı ve faturanın günlük olarak nasıl kesildiğini e-fatura ve e-arşiv fatura nasıl kesilir yazımızda anlattık. Bu yazı yalnızca başvuru sürecine odaklanıyor. Aşağıdaki sınır ve süreleri GİB’in güncel 509 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği metninden kontrol ettik; bilgiler Ekim 2026 itibarıyla geçerlidir.
E-fatura başvurusu kimler için zorunlu?
E-fatura, sınırların altında kalan mükellefler için isteğe bağlıdır. İsteyen her mükellef gönüllü olarak başvurabilir. Ancak 509 Sıra No’lu Tebliğde sayılan gruplar için başvuru zorunludur. Ekim 2026 itibarıyla e-ticaret satıcılarını en çok ilgilendiren gruplar şunlardır:
- Genel ciro sınırı: 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı (veya gayrisafi iş hasılatı) 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
- İnternetten satış yapanlar: Kendi internet sitesinde, pazaryerlerinde veya diğer elektronik ortamlarda mal ya da hizmet satan mükelleflerden 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olanlar.
- Gayrimenkul ve motorlu taşıt işleri: Bu alanlarda alım, satım, kiralama veya aracılık yapan mükelleflerden brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olanlar.
- Aracı hizmet sağlayıcılar: Başkalarının satışına elektronik ticaret ortamı sağlayan pazaryeri işletmecileri, internet ilan siteleri ve internet reklamcılığı aracıları. Bu gruplar için ciro şartı aranmaz.
Tebliğde bunların dışında ÖTV listelerindeki bazı mallarla ilgili faaliyetler, sebze ve meyve komisyoncuları, SGK ile sözleşmeli sağlık hizmeti sunucuları, belgeli otel işletmeleri ve şarj hizmeti lisansı sahipleri gibi sektörel gruplar da sayılır. Faaliyetiniz bu gruplardan birine giriyorsa mali müşavirinizle birlikte kontrol edin.
Geçiş için ne kadar süreniz var?
Ciro şartını sağlayan mükellefler, şartı sağladıkları hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başına kadar başvurularını ve fiili hazırlıklarını tamamlamak zorundadır. Örneğin 2025 hesap döneminde sınırı aşan bir satıcı, 1 Temmuz 2026’ya kadar e-faturaya geçmiş olmalıydı. 2026 hasılatı sınırı aşanlar için aynı kural 1 Temmuz 2027’yi gösterir. Aracı hizmet sağlayıcılar gibi ciro şartı olmayan gruplarda ise işe başlamadan itibaren 3 aylık süre öngörülür.
E-faturaya geçen e-Arşiv’e de geçer
Tebliğe göre e-fatura uygulamasına zorunlu veya isteğe bağlı olarak dahil olan mükellefler, aynı süreler içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır. Yani e-fatura başvurusunu yapıp e-Arşiv başvurusunu unutursanız, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilerinize kesmeniz gereken faturalar açıkta kalır. Bu iki başvuruyu birlikte planlayın.
Başvurudan önce: yöntem seçimi
GİB, e-fatura uygulamasından yararlanmak için üç yöntem tanımlar. Başvuru sırasında bunlardan birini seçmeniz gerekir. Seçim, kesilen fatura sayısına, kullandığınız yazılımlara ve teknik ekibinize göre değişir.
| Yöntem | Nasıl çalışır? | Kimler için uygun? |
|---|---|---|
| GİB Portal | Faturalar GİB’in ücretsiz e-Fatura Portalı üzerinden elle oluşturulur veya GİB formatında hazırlanıp yüklenir. | Fatura sayısı az, otomasyon ihtiyacı düşük işletmeler. |
| Özel entegratör | Faturalar GİB’den izin almış özel entegratör kuruluşun sistemi üzerinden gönderilir ve alınır. | Sitesi, pazaryeri mağazaları veya muhasebe programı ile otomatik fatura kesmek isteyen satıcılar. |
| Doğrudan entegrasyon | İşletmenin kendi bilgi işlem sistemi GİB sistemine doğrudan bağlanır. GİB başvuruyu teknik açıdan değerlendirir. | Güçlü bir yazılım ekibi ve yüksek fatura hacmi olan büyük işletmeler. |
Günde onlarca sipariş alan bir e-ticaret satıcısı için faturaları tek tek portaldan kesmek pratik değildir. Bu durumda çoğu satıcı, sipariş sistemine bağlanabilen bir özel entegratörle çalışır. Fatura sayınız az ise ücretsiz GİB Portal ile başlayıp ileride yöntem değiştirebilirsiniz.
Elektronik imza aracını edinin
Başvuru elektronik ortamda, elektronik imza aracıyla yapılır. Bu nedenle başvurudan önce imza aracınızın elinizde olması gerekir:
- Tüzel kişiler (limited, anonim şirket): Mali mühür kullanır. Mali mühür sertifikası, GİB adına TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM tarafından üretilir. Başvuru ve kullanım bilgileri mm.kamusm.gov.tr adresindedir.
- Gerçek kişiler (şahıs şirketi): Nitelikli elektronik sertifika (e-imza) veya mali mühür kullanabilir.
Mali mühür ve e-imza kartla birlikte teslim edilir. Kartın sürücülerinin bilgisayara kurulu olması ve şifrenin elinizde olması gerekir. Sertifikanız gelmeden başvuru ekranında ilerleyemezsiniz.
Fatura sürecinizi satış kanallarınıza bağlayalım
E-fatura ve e-Arşiv geçişinden sonra sitenizi ve pazaryeri mağazalarınızı fatura akışına birlikte bağlayalım. Sorunuzu WhatsApp'tan yazın ya da formu doldurun, sizi arayalım.
E-fatura başvurusu adım adım
Ekim 2026 itibarıyla e-Fatura, e-Arşiv ve entegrasyon başvuruları GİB’in e-Belge Başvuru ekranından (ebelgebasvuru.gib.gov.tr) yapılır. Genel akış şöyledir:
- Yöntemi belirleyin: GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerinden size uygun olanı seçin. Özel entegratörle çalışacaksanız sözleşmeyi önceden yapın.
- İmza aracını hazırlayın: Mali mühür veya nitelikli elektronik sertifikanızı bilgisayara tanıtın.
- Başvuru ekranına girin: ebelgebasvuru.gib.gov.tr adresinde e-Fatura başvurusunu açın ve sertifikanızla giriş yapın.
- Formu doldurun: Yararlanma yöntemini, VKN veya TCKN bilgisini ve başvuruyu onaylayan yetkilinin iletişim bilgilerini girin. Sistem kimlik numarasını kontrol eder; hatalıysa başvuru ilerlemez.
- İmzalayıp gönderin: Formu mali mühür veya e-imza ile onaylayın.
- Hesabınızın tanımlanmasını bekleyin: GİB Portal yönteminde kullanıcı hesabınız GİB tarafından tanımlanır. Özel entegratör yönteminde entegratör sizin bilgilerinizi GİB sistemine yükler ve onay gelince hizmet başlar.
- e-Arşiv başvurusunu yapın: e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmak için e-fatura kullanıcısı olmak şarttır. Bu nedenle e-Arşiv başvurusu e-fatura sürecinin hemen arkasından gelir.
- Kayıtlı kullanıcı listesini kontrol edin: Hesabınız açıldığında e-fatura kayıtlı kullanıcı listesinde yer alırsınız. Bu liste ebelge.gib.gov.tr üzerinden yayımlanır.
Defterlerinizi elektronik ortamda tutma zorunluluğunuz varsa e-Defter başvurusu ayrı bir süreçtir. Hangi e-belgelere birlikte geçmeniz gerektiğini mali müşavirinizle netleştirin.
Şahıs şirketi e-fatura başvurusu yapabilir mi?
Evet. Tebliğ, sınırların altında kalan her mükellefin isteğe bağlı olarak e-faturaya geçebileceğini söyler. Şahıs şirketleri gerçek kişi olarak başvurur ve nitelikli elektronik sertifika ya da mali mühür kullanabilir. Gönüllü geçişte dikkat edilmesi gereken nokta şudur: Uygulamaya bir kez dahil olduğunuzda, e-fatura kullanıcısı olan alıcılarınıza faturalarınızı e-fatura olarak kesmeniz zorunlu hale gelir. Bu karar muhasebe akışınızı değiştirir, bu yüzden geçiş zamanını planlayarak seçin.
E-fatura başvurusu ücretli mi?
GİB, e-Fatura Portalı’nı ücretsiz bir hizmet olarak sunar. Başvurunun kendisi için GİB’e bir ödeme yapılmaz. Bununla birlikte iki kalem maliyet çıkarabilir:
- Sertifika: Mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika ücretlidir. Güncel tutarı sertifika sağlayıcıdan kontrol edin.
- Özel entegratör hizmeti: Özel entegratörler genellikle paket veya kontör bazlı ücretlendirme yapar. Fiyatlar firmaya göre değişir; teklif alırken arşivleme, pazaryeri bağlantısı ve destek kapsamını birlikte sorun.
Başvuru kaç günde onaylanır?
GİB, Ekim 2026 itibarıyla resmi sayfalarında başvurunun onaylanması için kesin bir gün sayısı belirtmiyor. Onay süresi seçtiğiniz yönteme ve başvurunun eksiksiz olmasına bağlıdır. Doğrudan entegrasyon başvurularında GİB teknik değerlendirme yapar. Tebliğe göre bu değerlendirmede eksik bulunan mükelleflere eksikleri gidermeleri için yazı ile 1 yıl süre verilir. Bu nedenle zorunlu geçiş tarihinize birkaç hafta kala değil, mümkün olduğunca erken başvurun ve başvuru durumunu başvuru ekranından takip edin.
Zorunluyken geçmemenin sonucu
Zorunlu olduğu halde e-faturaya süresinde geçmeyen veya e-fatura olarak düzenlenmesi gereken faturayı kağıt olarak düzenleyen ya da alan mükellefler için Vergi Usul Kanunu’nda öngörülen cezai hükümler uygulanır. Ceza tutarları her yıl güncellendiği için burada rakam vermiyoruz; güncel tutarı mali müşavirinizden öğrenin.
İnternetten satış yapıyorsanız
E-ticaret satıcıları için başvuru işin yalnızca ilk yarısıdır. Asıl iş, faturanın siparişle birlikte otomatik ve doğru kesilmesidir. Şu konuları baştan netleştirin:
- 500 bin TL sınırını takip edin: İnternetten satış yapanlar için sınır genel sınırdan düşüktür. Pazaryeri ve kendi sitenizdeki satışları birlikte izleyin.
- Siparişten faturaya akışı kurun: Sitenizin ve pazaryeri mağazalarınızın, seçtiğiniz fatura altyapısına bağlı olması gerekir. Bu konuyu pazaryeri entegrasyonu nedir yazımızda anlattık.
- İnternet satışına özel bilgileri ekleyin: Tebliğe göre internetten yapılan satışlarda düzenlenen e-Arşiv faturada “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi, satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderiyi taşıyanın bilgileri ve gönderim tarihi yer almalıdır.
- Yasal başlangıç listesini tamamlayın: Şirket türü, vergi levhası ve diğer kayıtlar için e-ticaret için gerekli belgeler yazımıza bakın.
Fatura, entegrasyon ve operasyon akışınızı kurarken destek almak isterseniz e-ticaret danışmanlığı sayfamızı inceleyin. Bu süreçleri kendi ekibinizle yönetmek istiyorsanız e-ticaret eğitimlerimize göz atın.
Sık yapılan hatalar
- Sertifika gelmeden başvuru planı yapmak ve son haftaya kalmak.
- E-fatura başvurusunu yapıp e-Arşiv başvurusunu unutmak.
- Fatura hacmi yüksekken portal yöntemini seçip faturaları elle kesmeye çalışmak.
- Pazaryeri ve kendi site satışlarını ayrı ayrı izleyip 500 bin TL sınırını geç fark etmek.
- Yöntemi yanlış seçip düzeltme sürecini bilmemek. Yanlış seçilen yöntemin düzeltilmesi ve yöntemler arası geçiş için GİB’in başvuru kılavuzlarına bakın.
Sonuç
E-fatura başvurusu doğru sırayla yapıldığında karmaşık değildir: önce zorunluluğunuzu ve sürenizi belirleyin, sonra yöntemi seçin, imza aracını edinin, başvuruyu e-Belge Başvuru ekranından tamamlayın ve e-Arşiv başvurusunu arkasından yapın. Bu yazıdaki bilgiler genel niteliktedir; kendi durumunuz için mutlaka mali müşavirinize danışın. Fatura sürecini satış kanallarınıza bağlamak için destek isterseniz e-fatura başvurusu sonrasındaki entegrasyon adımlarında yanınızda olduğumuz e-ticaret danışmanlığı sayfamızdan bize ulaşın.
Resmi kaynaklar
- Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Fatura Başvuru sayfası
- Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Belge Başvuru ekranı
- Gelir İdaresi Başkanlığı, 509 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği (güncel metin, 2026)
- Gelir İdaresi Başkanlığı, GİB e-Fatura Portalı
Sık Sorulan Sorular
E-fatura başvurusu kimler için zorunlu?
Ekim 2026 itibarıyla 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliğine göre 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olanlar ile internetten mal veya hizmet satıp brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olanlar başlıca zorunlu gruplardır. Pazaryeri gibi aracı hizmet sağlayıcılar ve bazı sektörel gruplar da kapsamdadır. Kendi durumunuzu mali müşavirinize danışın.
Şahıs şirketi e-fatura başvurusu yapabilir mi?
Evet. Sınırların altında kalan mükellefler isteğe bağlı olarak e-faturaya geçebilir. Şahıs şirketleri gerçek kişi olarak nitelikli elektronik sertifika veya mali mühür ile başvurur.
E-fatura başvurusu ücretli mi?
GİB e-Fatura Portalı ücretsizdir ve başvuru için GİB'e ödeme yapılmaz. Ancak mali mühür veya e-imza sertifikası ücretlidir; özel entegratörle çalışırsanız entegratörün hizmet ücreti de olur. Güncel tutarları sağlayıcılardan kontrol edin.
E-fatura başvurusu kaç günde onaylanır?
GİB resmi sayfalarında kesin bir gün sayısı belirtmiyor. Süre seçtiğiniz yönteme ve başvurunun eksiksiz olmasına bağlıdır. Zorunlu geçiş tarihinizden yeterince önce başvurup durumu e-Belge Başvuru ekranından takip edin.
E-fatura başvurusu nereden yapılır?
Ekim 2026 itibarıyla e-Fatura, e-Arşiv ve entegrasyon başvuruları GİB'in e-Belge Başvuru ekranından (ebelgebasvuru.gib.gov.tr) mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika ile yapılır.